fbpx

Career

Arbetsroll: Reservations Agent, heltid
Tillträde: Snarast

Om Beautiful Apartments:
We know the difference between staying and living.
Vi erbjuder företag och organisationer ett bekvämt, tillfälligt initialt boende för sina anställda under kortare och längre perioder. Beautiful Apartments grundades 2012 och började i liten skala med 40 möblerade lägenheter i Nacka men i takt med ökad efterfrågan utökades antalet lägenheter till över 700, lokaliserade i Stockholm, Södertälje, Malmö och Helsingborg.

Alla lägenheter är möblerade och underhålls av oss för att garantera och säkra en mycket hög servicestandard. Vårt hängivna teams främsta mål är att möta våra kunders behov och önskemål och göra det första mötet med Sverige till en smidig och positiv upplevelse. Komfort och flexibilitet är två av våra nyckelord.

Roll/Ansvar

Som Reservations Agent kommer du dagligen att hantera en mängd olika administrativa uppgifter och samarbeta med våra kunder och teammedlemmar. Några av de dagliga uppgifter som ingår i rollen kommer vara att:

  • Svara på telefonsamtal och e-postförfrågningar.
  • Ha direktkontakt med våra kunder och samarbetspartners inom relocation för att erbjuda lämpliga boenden i linje med de specifika önskemålen.
  • Uppdatera och lägga in information gällande hyresgäster i Oscar, vårat bokningssystem, när allt är bekräftat från slutkund.
  • Kanalhantering och uppdatering av bokningsportaler.
  • Upprätta städscheman, rapporter och koordinering med alla städteam.
  • Göra rapporter för förskottsfakturering och månadsvis fakturering.
  • Lösningsorientering gällande inrapporterade problem som ofta innebär samarbete med vår interna avdelning för fastighetsskötsel.
  • Daglig uppföljning av schemalagda ärendehanteringar via bokningssystemet.
  • Lägenhetsvisningar med kunder kan förekomma.

Önskvärda färdigheter för rollen:

Önskvärda färdigheter för rollen:
Är du en bra lyssnare och drivs av kundnöjdhet? Trivs du i en snabb arbetsmiljö och är bra på att tänka utanför boxen? I så fall kan det här vara arbetet för dig.
Du behöver dessutom ha en positiv och professionell attityd och kunna anpassa dig väl till förändringar, arbeta självständigt strukturerat men även vara en bra lagkamrat som hjälper dina kollegor.

Helst har du erfarenhet av hotell- eller servicelägenhetsbranschen, men viktigare är följande:

  • Goda kunskaper i MS Office/Outlook.
  • Serviceinriktad med utmärkt kommunikationsförmåga.
  • Bra lagspelare som kan anpassa sig vid snabba förändringar.
  • Förmåga att hantera pressade situationer.
  • Krav på flytande kunskaper i engelska (i tal och skrift), grundläggande i svenska. Ett tredje språk är en fördel.
  • Bonus om du har erfarenhet av Oscar Enterprise programvara, men utbildning av detta system tillhandahålls.

Vad får du?

Vi välkomnar dig till ett sammansvetsat team och ett företag med värderingar som kombinerar hårt arbete med att ha roligt på vägen. Alla medarbetare gör alltid sitt bästa för att göra kunden nöjd men är också bra lagspelare och uppskattar att umgås tillsammans.

Beautiful Apartments tillämpar alltid 6 månader provanställning och därefter sker en diskussion huruvida tjänsten ska övergå till fast anställning i samråd med ledningen. Besked om detta sker i god tid innan prövotiden går ut. Fast lön enligt överenskommelse.

Hur du ansöker

Skicka ditt CV och personliga brev inklusive en kort beskrivning om varför du vill arbeta för Beautiful Apartments och motivering till vad du skulle kunna tillföra vårt företag.
Denna process kommer att hanteras av Learning Minds AB, skicka din fullständiga ansökan till: ebba@learningminds.se
Sista ansökningsdag: 31 mars 2020.

Intervjuer kommer att påbörjas snarast och genomföras löpande fram till sista ansökningsdag.
Vi återkommer med besked till samtliga sökande kandidater senast den 31 mars.

—–

Job Role: Full-Time Reservations Agent
Start Date: Asap

Introduction to Beautiful Apartments:
We know the difference between staying and living.

We offer companies and organizations a comfortable, temporary initial accommodation for their employees during shorter and longer periods. Beautiful Apartments was founded in 2012, starting out on a small scale with 40 furnished apartments in Nacka but as the demand for accommodation grew bigger, our stock was extended to over 700 apartments in Stockholm, Södertälje, Malmö and Helsingborg.
All apartments are furnished and serviced by us in order to guarantee and secure a very high service standard.
Our devoted team’s main goal is to meet the demands of our customers and make the first encounter with Sweden a smooth and positive experience. Comfort and flexibility are two of our key words.

Role/Responsibilities

As a booking agent, you will be handling a variety of administration tasks on a daily basis and co-ordinating with our clients and team members.
Some of the daily tasks which will be incorporated in your role are:

  • Answering phone call and email requests
  • Liaising directly with our clients and relocation firms to offer suitable accommodation offers in line with the specific requests
  • Booking the accommodation in our Oscar system once all required details are obtained
  • Channel management and updating user portals
  • Cleaning schedules, reports and co-ordination with all cleaning teams
  • Pre-billing reports and monthly invoicing
  • Solution orientation on a variety of issues reported which may require co-ordination with our Guest Service team at times
  • Apartment viewings with clients on occasion
  • Following up with tasks such as booking extensions, code issues, shortening of stays…

 

Required Skills

Are you a good listener and have great customer satisfaction skills?
Do you thrive in a fast-paced working environment and good at thinking outside the box?
You have a positive and professional attitude, you can adapt well to change and you are independent at your workplace but a great team-player.
Ideally, you would have experience in the hotel or serviced apartment industry, but most importantly you have the following skills:

  • Good knowledge of MS Office/Outlook
  • Service-minded with excellent communication skills
  • Great team player who can adapt well to change
  • Ability to work well under pressure
  • Fluent in English and basic Swedish is required. A third language would be an advantage.
  • Driver’s license required
  • Bonus if you have experience with Oscar Enterprise software, but training will be provided on this system

 

What’s In It For You?

Welcome to a tight team and a company with values that combine hard work and fun together. All the employees always do our best to make the customer satisfied but we are also good team players and enjoy spending time together!
Please note there will be a 6 month probation period, at the end of which our management will have a review and development meeting with you. Extension of your employment will be decided at that time based upon the work standards you have completed in the first 6 months.

How To Apply

Please send your CV and your cover letter including a short description of why you would like to work for Beautiful Apartments and what you can bring to our company. This process will be handled by Learning Minds AB, send your complete application to: ebba@learningminds.se

Deadline to Apply: 31st March 2020.
We will respond to all candidates with the outcome of your application by the 31st March.
Interviews will be conducted on a rolling basis until the deadline date.